Werkvoorbereiders vind je in veel verschillende branches. Bij projecten heeft de werkvoorbereider een centrale en onmisbare rol. Zo is hij/zij van begin tot eind betrokken bij projecten en zorgt hij ervoor dat alles goed verloopt. Alles wordt van tevoren uitgedacht zodat medewerkers tijdens het project niet tegen verrassingen aanlopen. De werkvoorbereider is de persoon die een plan de campagne opstelt, zodat iedereen weet wat hij/zij op welke manier moet gaan doen. Kortgezegd: zodat het proces efficiënt en soepel verloopt. Om dit te kunnen doen heeft de werkvoorbereider uiteraard veel verstand van het productieproces of het project waar diegene op werkt.

De werkvoorbereider houdt zich dus bezig met de voorbereiding van het werk, waarbij hij/zij ervoor zorgt dat alle betrokkenen tijdens het werkproces niet in de problemen komen. Door vooraf te bedenken welke materialen nodig zijn, wat er moet gebeuren, hoeveel uren hiervoor nodig zijn en wat dit gaat kosten en moet opleveren, kan de werkvoorbereider een duidelijk plan opstellen.

Bij de start van een project heeft de werkvoorbereider ervoor gezorgd dat alles voorbereid en ready is. Er zijn geen onduidelijkheden meer, zodat het werkproces volgens de planning kan verlopen.

Specifieke voorbeelden van wat een werkvoorbereider dan doet? Deze persoon koopt dus materialen in, bepaalt het aantal benodigde uren, leest tekeningen af en controleert ze, doet de kostprijscalculatie en maakt offertes, maakt werkinstructies, regelt in sommige gevallen contracten met leveranciers of andere externe partijen en signaleert of er meer- of minderwerk is. De werkvoorbereider kan aan de hand van een gesprek met de opdrachtgever meteen inschatten wat er moet gebeuren en hierop inspelen.

Wat onder het takenpakket valt, hangt vaak af van de grootte van het bedrijf. Een groot bedrijf heeft vaak nog losse functies voor de verschillende taken, maar er zijn ook functies waarbij je alle taken zelf bekleedt. Zo moet je in sommige gevallen zelf tekeningen kunnen maken in plaats van tekeningen van de tekenaar kunnen aflezen.